Archivierung

Vielen Unternehmensinhabern ist nicht bewusst, dass in der Schweiz eine gesetzliche Verpflichtung zur Archivierung von E-Mails gibt. Archivierung ist dabei nicht gleichzusetzen mit Backup, denn eine Archivierung muss sicherstellen, dass die archivierten Dateien nicht verändert werden können - ganz im Gegensatz zu einer Backupdatei.

Auch bei Mitarbeiteraustritten kann ein Archiv hilfreich sein, da mitunter ein Zugriff auf E-Mails des jeweiligen Mitarbeiters nach dem Ausscheiden nötig ist. Mittels E-Mail-Archiv kann dies compliancekonform über ein Audit-Log dokumentiert werden und damit gesetzliche Datenschutzvorschriften eingehalten werden.

Das E-Mail Archiv kann aber auch bei der Suche nach bestimmten Inhalten helfen, da schnell und effektiv über hunderttausende von Nachrichten gesucht und gefiltert werden kann.

Zudem stellt das Archiv auch eine Datensicherung dar, falls der eigentliche E-Mail Server des E-Mail-Anbieters nicht oder nicht mehr verfügbar ist.

Das E-Mail Archiv stellt somit nicht nur ein Muss für Schweizer Unternehmen dar, sondern bietet darüber hinaus eine Vielzahl zusätzlicher Vorteile bzw. Sicherheit.

• nDSG, GeBüV, DSGVO & GoBD konform: Rechtssichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung aller relevanten E-Mails

• Einfachste Bedienung für den Anwender

• Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit durch Marktstandards

• Eindeutige Zuordnung und Kennzeichnung aufbewahrungspflichtiger E-Mails

• Anbindung an vorhandene Dokumenten-Management-Systeme möglich

• Entlastet Ihre IT-Infrastruktur sofort und nachhaltig

• Benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft ® Outlook / Webbrowser-Zugriff und Smartphone (iOS / Android)

• Nachträgliches Archivieren von bestehenden Archiven möglich

• Auslagerung archivierter Daten möglich

• Auditierung über Vieraugen-Prinzip möglich und Compliance Produkt

Verfolgt man Diskussionen rund um das Thema E-Mail Archivierung, dann stößt man immer wieder auf den Begriff „revisionssicher“. Oft ist dann die Rede davon, dass eine revisionssichere E-Mail Archivierung benötigt wird, um die gestellten gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien zu erfüllen.

Im Kern geht es bei einer revisionssicheren Archivierung vor allem darum, sicherzustellen, dass E-Mails auch Jahre nach der Archivierung in gleicher Weise und inhaltlich vollkommen identisch aufgerufen bzw. angezeigt werden können – und dass sich dieser unveränderte Originalzustand der ursprünglichen Mail auch entsprechend belegen lässt.

Es muss also gewährleistet sein, dass die Daten innerhalb der jeweils vorgesehenen Archivierungsdauer nicht versehentlich oder absichtlich verändert werden können.

Nach vielen allgemein anerkannten Definitionen erfüllen revisionssichere Archivsysteme (unter anderem) die folgenden Anforderungen:

• … sind unveränderbar

• … lassen sich wieder auffinden

• … die Archivierung erfolgt nachvollziehbar

• … die Daten sind fälschungs- bzw. manipulationsgeschützt

Eine revisionssichere Archivierung entsteht nicht allein durch bestimmte technische Merkmale. Vielmehr fließen hier beispielsweise auch betriebliche Prozesse ein, die etwa für eine vollständige, lückenlose Erfassung aller relevanten Daten sorgen.